A、为什么要参加展览会？
展览组织者在邀请潜在参展商参加展览时，经常会遇到这样的问题：“我们可以作广告宣传产品或服务，为什么要参加展览会呢？”“参加展会能让我们得到多少回报呢？”“我们以何种方式参展才能更成功呢？”那么，听听美国ＰｅｎｔｏｎＭｅｄｉａ．Ｉｎｃ总裁Ｓｔｅｐｈｅｎ?Ｓｉｎｄ先生是如何“让参展商了解展览会的价值和作用”的，也许会为组织者寻求一个完满的答案，并给参展商一些启示。
Ｓｉｎｄ先生用在美国进行的一项研究结果阐述了自己的观点。
定位展览会的销售目标，Sind先生分析成功的参展商更多地使用展览会进行促销，而不只是把它只当做联络感情的工具。同时，这些成功的参展商明确地将推销产品作为参展的主要目的。
1.跟销售有关的目标更易衡量
销售可以量化，潜在客户的具体数字和订单数量也容易获得，这一切都有助于帮助展商了解自己的目标制定的是否合理。
２．吸引买主
调查表明，参观者中有７０％是计划购买１个或更多产品的，有７５％的人一定会买１个或更多产品的，１５个人中有１４个表示参观的展览会影响了他们的采购决定。Ｓｉｎｄ先生特别提醒参展商，虽然有些观众把参观当成娱乐，但是平均而言，展会可以影响８３％的观众的采购决定，而这８３％的人是有权决定采购、采购什么或是向采购部门推荐。所以观众来展览会后，希望展台销售人员向他们进行详细的宣传介绍。
３．吸引新买主
研究显示，约８８％的观众在展会开幕前的１２个月内并未经过参展商的推销。
４．节约费用
展览会上参展商将和客户进行面对面的交流，而这种交流可以节约３０％的经费。Ｓｉｎｄ先生把针对个体的上门推销的费用和在展览会上相应的花费进行了比较，前者为３０２美元，这其中包括销售代表的工资、交通费以及招待费等；而后者为２３０美元，其中包括展台设计搭建、展品运费及参展人员的差旅费。这比直接销售节约５６％的费用。
５．节省时间
另据研究显示，展览会加速了整个销售过程，降低回访率４０％。要成功销售，传统销售的访问次数约为３．７次，展览会只有１．３次，而不需任何展后回访的情况高达总数的４８％。
B、参展商如何做的更好呢？
１．了解你的观众
Ｓｉｎｄ先生解释，这项调查的被采访者是１０００位高展决策者，其中７１％有权或被授权做出采购决定，他们每年参加４至５个展览会，他们深知展览会与广告等其他营销手段没有什么区别。让我们看看展览会对其最终决定的影响有多重要：
决策者在采购前都会搜集相关信息，而被访者中的９０％认为展会是他们的首选。此外，调查表明，展会观众会采取实际行动，而这些均与销售有关。２６％的观众会签订采购订单，７７％会寻找到至少一个新的供应商，７６％的能寻到报价，５１％的要求参展商派销售代表对其公司进行回访。另外，９４％的观众像逛商店一样，货比三家。Ｓｉｎｄ先生还强调，产品及服务信息对这些有决策权的观众是十分重要的。观众中有６７％需要有深度的产品信息，６２％的需要能帮助他们评估产品和服务的信息，而５９％的则对同类产品的性能比更感兴趣。
２．整合各种营销手段
Ｓｉｎｄ先生强调各种营销手段（如直接邮递、直接销售、广告、公共关系、电话、传真销售、互联网等）应与展览会配合使用，达到它们之间完美的结合。
他一再强调，别忽视展前销售。在展前通过登广告、新闻发布会、直接邮递等营销手段更有利于吸引高质量的观众去展台参观。
展览会进行过程中，通过整合以下促销活动来增加吸引观众的百分率各为：广告是４６％，新闻发布会７７％，招待活动是８６％。Ｓｉｎｄ先生将研究结果总结为：成功的参展公司的高层管理人士者非常关注和支持展览会，并且对其投入更多的预算，展会前设立周详的与销售有关的目标以及展会上各种营销手段的完美整合都是确保其增加利润、树立品牌形象、获得高投资回报率不可或缺的手段。与广告等其他营销手段没有什么区别。让我们看看展览会对其最终决定的影响有多重要：
决策者在采购前都会搜集相关信息，而被访者中的９０％认为展会是他们的首选。此外，调查表明，展会观众会采取实际行动，而这些均与销售有关。２６％的观众会签订采购订单，７7％会寻找到至少一个新的供应商，７６％的能寻到报价，５１％的要求参展商派销售代表对其公司进行回访。另外，９４％的观众像逛商店一样，货比三家。Ｓｉｎｄ先生还强调，产品及服务信息对这些有决策权的观众是十分重要的。观众中有６７％需要有深度的产品信息，６２％的需要能帮助他们评估产品和服务的信息，而５９％的则对同类产品的性能比更感兴趣。
——信息源自：环球展览网
C、深思熟虑选择展览
参展商在面对形形色色的展会时，要充分考虑各种条件，慎重选择展览，对一些相关的问题掂量。
选择展出方式
参加展览之前首先要选择最适合的展出方式。展出方式可以简单地分为集体展出和单独展出两类。集体展出是指由政府部门、贸促机构、行业协会、甚至公司组织的有两个以上展出者的展出形式；单独展出是展出者独立完成展出的形式。展出方式与营销战略和展出目标关系不大，主要与展出内、外部条件有关，内部条件展出者具有多少人力、财力、技术、经验，外部条件指有无合适的展览会。
集体展出大致有两种形式：
一、是集体参展，指两个以上的展出者组成的集体参加一个展览会，多表现为国家馆、行业馆和集团馆。集体展出一般都有专门人员负责展览组织工作，即使没有财政资助，收费也不会过高。因此，对于没有经验的，没有市场知识，实力不雄厚的中、小企业是一种比较好的展出方式，尤其是在开拓国际市场方面。但是集体展出面积、展出时间、展台设计、展出风格、人员配备等方面会受到限制。在市场机制还不够完善的情况下，展出者应当对集体展出的项目做较好全面的调查，尤其是对以盈利为主目的的中介机构和公司组织的集体展出项目，更要谨慎行事。
二、与集体展出相对的是单独展出，即由展出者独立完成展出工作。单独参展是最普通的展出形式，不仅需要一定的展览知识和技术，还需要花费相当大的财力和人力，不过单独参展自主权比较大，可以设计出自己的特色，显示实力，比较适合中、大型企业。不同的展出方式有着不同的优势和劣势，展出者应根据本身的需要和实力选择合适的展出方式，以取得最佳的展出效果。
选择观念和方法
在展览过程中，需要注意避免一些错误的选择观念和方法。参展商不考虑自身的需用要，不考虑市场条件，不对展览会做调研、选择工作，仅出于某一孤立的原因，可出于某一单方面的考虑而作出的展览往往是错误的。常见的选择错误有不少，比如：
1、 因为邀请而选择展览会。邀请可能是展览会组织者发出的，也可能是名人、政府部门、工商会、行业协会等发出的。名人、政府部门等发出的邀请也许能证明展览会有些影响，质量不会差。但是不考虑自身的营销需要和市场决定参展是不明智的。对于企业低层次的邀请不必考虑，高层次的邀请也只能作为考虑因素之一。
2、 因为费用低而选择展览会。费用是选择展览会的因素之一，但是在靠供求关系调节的市场经济中，费用低必然有其原因，大的方面可能不适合展出者的需要，三是展览会质量效益可能不理想。因此因费用低而选择参展往往是错误的。不能孤立地考虑参展费用而要综合各方面的因素考虑费用。市场虽否有潜力，展览会是否适合展出者需要，展出效果是否好应该作为选择的重要考虑因素。
3、 因为评价好而选择展览会。社会名流、政府部门、商会协会、新闻媒体等可能会对某一展览公司做出相当高的评价。但这种评价可能是展览会组织所做的公关工作的结果，或者评价者从自身的角度评价展览会，或者评价不是内行。因此，这类评价只能作为选择展览的参考依据而不能作为主要依据。
4、 因为竞争对手参展而参展。好的展览会是重要的贸易场所，在此场所亮相，对扩大或保持展出者影响有着积极的意义。但是，竞争对手参加某个展览会自身有他的战略和战术考虑。各人的参展原因不一定一样，他人的参展行为不应该作为自己的参展理由。因此除了要考虑自身的营销战略，即为什么参展，还要考虑营销战术，即采取什么样的营销方式。商场竞争不一定都要正面厮杀，克敌制胜、占领市场的方法多种多样。总这要根据自身的需要多方面考虑，不能被竞争对手牵着走。
提前做好筹备工作
与经济流通的其他领域一样，展览业也有这样的规律，好的展览会展览工作效率高，展出效益好，供不应求，是卖市场，且一般都具有专业性质，规模相当大，有一定的办展历史。这种展览会是靠专业技术、严格管理和长期努力造就的。但是展览会的组织者为了保证展出质量，会对展出者和参观者进行严格的控制。首先是对申请参展者进行资格审查，有可能需要等待几年才能参展。其次，组织者对已参展者进行监督检查，对违反展览规定者予以处理乃至禁止参展。此外，参观者也会控制，符合条件者方可参观展览。这些措施保证了展览会的质量和效益。鉴于以上情况以及展览筹备周期的长的特点，参展商在作出展览选择之后就应立即着手展览工作。第一、尽早着手做展览工作。首先是需要尽早提出参展申请。展览会组织者的公开原则是按先来后到排序，并基本按原则接纳新的参展者，因此应尽早报名排队。但是排队等候的实际情况可能不十分透明，组织者很可能优先照顾质量子的展出者或者公关工作做得好的展出者。因此，展出者还可以做些公关工和，争以优先参展。就世界最好的展览会而言，连续等候数年仍不能参展的现象很普遍。因为展览面积有限，现有参展者大都不愿退出，便只能等待因违反展出规定而被禁止参展的参展者的空缺。对于举办单独展览的展出者而言，也应尽早落实场地，好的展场都很拥挤，尤其是好的展览时间，不提前几年是租不到场地的。第二、做好长期工作的打算，制定展览工作计划，按部就班地开展各项工作。在所有的营销方式中，展览可能是环节最多，周期最长的一种方式，而且各个环节互相连接。所有这些工儿不可能等到最后时刻做，也不可能忽略某些环节不做。因此要制定周密的长期计划安排，经费、人员、工作项目、工作日程等等要统统筹考虑安排。
总之，展览项目的合适与否将直接影响展出者能否实现展出意图，以及大多大程度上实现展出意图，因此应对展览选择予以足够的重视。