会议一般都会需要印刷一些宣传品及会议资料，具体如下：

印刷项目

会前：
大会专用信封、信纸。
宣传品--海报、会议通知、报名表。
会议期间：
大会节目手册；
其他：名牌、与会证书、感谢状、晚宴邀请卡、餐券；
论文摘要集／与会者名册。

依照会议规模及大会预算，以上有些项目可调整增减，例如：如果没有很多经费可以不用印制信封信纸；但如果筹备时间很长而经费足够的话，也有主办单位印制第二次甚至第三次会议通知，用以提醒参加人员并加强宣传。

会前使用的印刷品
会前的准备工作需要用到很多的印刷品，一来可以统一大会形象，二来可以同时开展做宣传。
信封、信纸
先请一家合作良好的印刷设计公司设计符合大会主题的CIS(含大会logo、字体、色系等)，依照这个大会识别系统(CIS)去延伸设计其他相关印刷品，如此不但所有大会的印刷品有一致的整体感，甚至大会会场布置物，如指示海报、眉目板等也可使用这个CIS，加强与会人员印象。 　　
接着，就可以设计大会信封／信纸，当然现在大多使用电脑发信或e-mail联络相关事宜，但是有些正式函件或报告仍然使用大会信纸，而且寄发会议通知也必须使用信封。最好设计两种尺寸的信封，可分别用来寄信件及会议通知之用。

宣传品
需要印刷的宣传品包括：
--海报；
--会议通知(宣传小册)

印刷设计与制作

封面(海报、会议通知)
--会议名称、1ogo。
--日期和地点。
--主办单位--由谁主办。
--摘要--简单介绍内容或主题。
--大会标语。

内容(会议通知)
详述会议内容，特别强调重要的演讲人及讲题，并对发言人和讲题详细介绍，以鼓励大家参加，主题要醒目，要让读者信服这个会议是有价值的，引起回响，大致内容如下：
--时间、日期和地点。
--会议名称。
--主办单位及协办单位，或指导单位。
--大会筹备委员会名单及秘书处。
--主题。
--会议主人邀请函。
--谁应该参加和为什么。
--演讲人名字、职称。
--会场简介
--报名费用(包括内容)
--报名表
--住宿资料
--眷属活动和相关旅游资料
--特别活动
--教育学分



设计大会宣传小册(会议通知)
设计一份实用又精美的会议通知，除了可以吸引注意，还可以让与会者留存，不仅用来宣传，还可在将来让人们律津乐道。

内容：
--将重要讯息放在封面
--宣传(广告)时要有一致性，以这个主题为主
--封面利用单一图样
--选择照片在大会宣传小册，说明目的
--在照片下要说明
--避免陈词滥调
--加强重点
--以照片来代替图案
--不要耍花招
--使大会宣传小册看起来有价值感
--在质量上要好
--诚实以告
--用信封邮寄大会宣传小册
--提供报名方法
--确定参加者对象及目标
--利用封面引起兴趣并着手行动
--让有意愿与会的人参与
--人性化，引发兴趣
--利用别人推荐来增加可信度

列出优点:
将活动名称写正确，如果可能，让主题可以-看就获益。
利用副标题加强效果，这个建议很重要，特别是当你每年年会或活动名称都相同时。
例举参加会议的优点。
建议参加会议的人简述工作范围和个人经验，让别人知道哪些人参加会议获益最大。
在大会宣传小册中，25％~30％描述大会内容，如果会议在最近举行，不要害怕重复使用字句。
包括演讲者资料，尽可能让阅读的人了解演讲者。
利用过去与会者的推荐，让人感觉可从会议中获益。
利用现在式第二人称：例如"你将从……地方获利"，用肯定句，不要写不确定的字眼。